In Zeiten sozialer Einschränkungen sind kontaktlose Meetings in vielen Unternehmen wichtiger denn je. Damit die virtuellen Treffen reibungslos ablaufen, gilt es allerdings ein paar Punkte zu beachten. In diesem Beitrag geht es um die Vor- und Nachteile der kontaktlosen Meetings und welche Regeln die Teilnehmer für einen reibungslosen Ablauf einhalten sollten. Viele Unternehmen setzen seit dem Lockdown vermehrt auf Homeoffice. Der große positive Aspekt dieser Art zu arbeiten in der derzeitigen Krise ist ganz klar die Möglichkeit des kontaktlosen Umgangs mit seinen Kollegen. In einer Video- oder Telefonkonferenz haben alle Teilnehmer jederzeit Zugriff – egal, wo sich jeder Einzelne gerade aufhält.
Der große Unterschied zu echten persönlichen Meetings ist die eingeschränkte visuelle Wahrnehmung. Die Teilnehmer der Meetings sehen immer nur Ausschnitte ihrer Kollegen. Außerdem fällt es rein virtuell schwerer sich gemeinsam in neue Themenbereiche einzuarbeiten. Die Möglichkeit des Screensharings erleichtert diesen Prozess erheblich. Ein weiterer Aspekt ist die schwierige Koordination zwischen den Sprechenden. In virtuellen Meetings gibt es nach dem Reden immer eine kleine Verzögerung. Es kommt dadurch schnell vor, dass man seinen Kollegen ungewollt ins Wort fällt. Jeder kennt diesen Effekt bereits aus Gesprächen mit nur einem einzigen Partner. In einem Meeting mit mehreren Menschen muss dafür eine Lösung her.
Kontaktlose Meetings: Die folgenden Regeln machen es möglich
Die virtuellen Meetings wirken auf viele Menschen zunächst ungewohnt. Wenn sich alle Kollegen jedoch erst einmal an das neue Format gewöhnt haben, stellen die kontaktlosen Treffen eine echte Alternative zu persönlichen Meetings dar. Damit sich diese neue Art zu arbeiten problemlos in den Geschäftsalltag integrieren lässt, hilft es, wenn alle Teilnehmer die folgenden Punkte beachten:
1. Die Teilnehmerzahl begrenzen
Virtuelle Meetings mit nur wenigen Personen lassen sich einfach viel einfacher koordinieren. Die Erfahrung zeigt, wenn zu viele Menschen an den Treffen teilnehmen, werden die Meetings zunehmend ineffektiv.
2. Im Vorfeld Terminvorschläge verschicken
Oft kommt es vor, dass einige Teilnehmer den Termin kurz nach der Vereinbarung wieder vergessen. Um dieses Problem zu beseitigen, sollten alle Kollegen im Vorfeld E-Mails mit allen wichtigen Daten erhalten. Auf diese Weise stoßen alle Kollegen pünktlich zum Meeting dazu und sind bestens vorbereitet.
3. Die Videofunktion aktivieren
Um echte persönliche Meetings am besten nachzuahmen, ist es ratsam, die Kamera einzuschalten. Somit nehmen die Teilnehmer wenigstens die Mimik und ein Teil der Gestik ihrer Kollegen wahr.
4. Gespräche koordinieren
Damit während des Meetings kein wirres Durcheinander herrscht, muss jeder Teilnehmer wissen, wann er sprechen kann. Viele Tools bieten dafür eine Extra-Funktion. Jeder Teilnehmer bekommt automatisch ein Zeichen, wenn er reden kann.
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